Poznaj 8 korzyści z wdrożenia Robotic Process Automation (RPA) w firmie

RPA do niedawna wielu osobom kojarzyło się bardziej z krajem w południowej Afryce, aniżeli z nowoczesnym rozwiązaniem IT, które okazuje się być remedium dla firm dotkniętych przez kryzys wywołany pandemią COVID. Czym jest RPA i dlaczego warto już dziś wdrożyć cyfrowe roboty w firmie,  dowiesz się z poniższego artykułu.

RPA – jakie korzyści przyniesie MŚP w czasach pandemii? 

Technologia RPA, w dosłownym tłumaczeniu zrobotyzowana automatyzacja procesów została określona przez Instytut Gartner, jako jeden z ważniejszych trendów technologicznych w roku 2021. Popularność rozwiązań automatyzujących pracę wzrasta dynamicznie, a ponad połowa dużych firm korzysta już z wsparcia cyfrowych pracowników na co dzień.

RPA to akronim pochodzący od wyrażenia Robotic Process Automation. Określa innowacyjną technologię służącą do automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych w firmach. RPA inaczej mówiąc to cyfrowy robot tj. robot programowany. Nie jest to fizyczna maszyna, a inteligentne oprogramowanie, które wykonuje za człowieka powtarzalne, oparte o schemat zadania. RPA to odpowiednie rozwiązanie dla firm dotkniętych kryzysem wywołanym przez pandemię COVID.

Jakie korzyści może przynieść w Twoim biznesie?

#1. Zwiększenie/wzrost jakości pracy

Cyfrowy robot RPA to inteligentne oprogramowanie, które pracuje tak samo jak człowiek na komputerze. Wykonuje te same ruchy myszką i klawiaturą, co pracownik.  Z tą różnicą, że robot pracuje znacznie szybciej, dokładniej oraz w 100% bezbłędnie. To tak, jakby zatrudnić dodatkowego pracownika (np. na drugą zmianę). Roboty z łatwością przejmują:

  • powtarzalne, schematyczne zadania i procesy oparte o reguły, które pracownicy ręcznie wykonują w ciągu dnia
  • wszelkie zadania związane z przetwarzaniem danych tj. wprowadzanie danych do systemu, przekopiowywanie danych między systemami, przenoszenie danych z pliku excel do systemów, weryfikowanie poprawności danych czy generowanie zestawień, raportów.

Przykład: RPA w dziale Obsługi Klienta i Reklamacji

Jeden z naszych robotów pracuje u Klienta w dziale reklamacji. Co robi? Po przyjęciu reklamacji przez pracownika i wprowadzeniu danych do systemu, robot przejmuje dalszą pracę tj. Uzupełnia pozostałe rubryki w systemie, uzupełnia formularze, przesyła je do innych działów, sporządza raport – dzięki temu pracownik może skupić się na rozmowie z klientem czy odebrać więcej telefonów, zamiast wykonywać rutynowe zadania, polegające na kopiowaniu i wklejaniu. Efekt wdrożenia robota? Reklamacje są szybciej rozpatrywane nawet tego samego dnia – co przekłada się na lepsze doświadczenie klienta i przewrotnie, ale i wyższe zadowolenie klienta, dzięki szybkiej i sprawnej reklamacji – przywraca zaufanie do marki.

#2. Zwiększenie / wzrost wydajności i efektywności 

Roboty znacząco przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy w firmie, bowiem mogą pracować tj. wykonywać pracę za człowieka przez całą dobę, a również w weekendy i święta – bez ograniczeń czasowych. Co więcej, mogą pracować samodzielnie np. aktywować się w nocy o określonej godzinie, aby wykonać pracę lub też wspierać pracownika w ciągu dnia – pełniąc rolę niewidzialnego asystenta.

Przykład: RPA automatyzuje sporządzanie sprawozdań

W jednej z firm zautomatyzowaliśmy proces sporządzania sprawozdań za pomocą robota cyfrowego. Pracownik musiał przekopiować dane znajdujące się w różnych plikach excel, a następnie przenieść je do systemu sprawozdawczego do odpowiednich kolumn i raz jeszcze skontrolować dane czy nie doszło do pomyłki. Średnio czynność ta zajmowała ok. 28 minut na jedno sprawozdanie. Nasz robot wykonał to w 1,5 minuty. W ten sposób w ciągu 1 godziny robot sporządził 40 sprawozdań, podczas gdy człowiek w tym samym czasie wykonałby tylko 2 sprawozdania. a na sporządzenie 40 sprawozdań człowiek potrzebowałby 2,5 dnia.

#3. Oszczędność czasu i wykorzystanie potencjału pracowników do nowych zadań

Po wdrożeniu robotów absolutnie od razu zauważalna jest w firmach przede wszystkim oszczędność czasu. Wynika to z faktu, że

  • roboty wykonują w zaledwie kilka minut zadania, które człowiekowi zajmują kilka godzin
  • oszczędzają czas konieczny na poprawianie błędów
  • eliminują z obowiązków pracowników zadania – oparte o reguły i schematy np. związane z przeglądaniem i uzupełnianiem danych, sporządzaniem raportów, kopiowaniem i przenoszeniem, wgrywaniem danych itp.

Dzięki temu firma może niezwłocznie wykorzystać czas i kompetencje pracownika do realizacji nowych zadań, które są np. zbyt skomplikowane dla robotów lub wymagają empatii, większej merytorycznej wiedzy czy kreatywnego podejścia.

Przykład: RPA w biurze rachunkowym, w księgowości

W biurze rachunkowym może zostać zautomatyzowany za pomocą software robota proces przeglądania wiadomości e-mail, pobierania załączników plików PDF czy MT940 oraz dekretowanie.

#4. Redukcja kosztów

RPA absolutnie w większości firm zapewnia wysokie ROI, a nawet przewyższa oczekiwane. W zależności od automatyzowanych procesów biznesowych zwroty z inwestycji liczone są w miesiącach, a czasem nawet i tygodniach. Z jednej strony roboty pełnią rolę automatu, które wyjmuje z człowieka funkcję robota i staje się dodatkowym (cyfrowym) pracownikiem/pracownikami firmy – realizując czynności np. 3 osób w  kilka godzin, ale również, o czym jeszcze nie wspominaliśmy umożliwia realizację potrzeb biznesowych oraz optymalizację ich kosztów.

Przykład: RPA zastępuje API do integracji systemów

Podczas realizacji indywidualnego systemu IT dla naszego klienta, wskazana była integracja z obecnymi systemami firmy. Niestety jeden z systemów nie posiadał API, a w przypadku drugiego koszty stworzenia takowej integracji okazały się być zbyt wysokie. W związku z tym stworzyliśmy roboty, które realizowały zadania związane z przenoszeniem danych, czyli pozwoliły “zintegrować” ze sobą systemy na poziomie warstwy backendowej i przesyłać określone informację pomiędzy systemami bez użycia API i ponoszenia dodatkowych kosztów na integrację.

#5. Lepsza jakość obsługi klienta

Technologia RPA usprawnia potencjał obsługi klienta, skraca czas interakcji oraz obiegu dokumentów między firmami.  Szybka analiza problemów ogranicza zaangażowanie wielu osób i pozwala wykonać obowiązki na czas.

#6. Wyższy potencjał biznesowy

Przejrzystość procesów analitycznych oraz danych, wskaźniki jakości i wydajności operacyjnej pozwolą wykreować nowy potencjał biznesu. Firmy działając w oparciu o najnowsze rozwiązania technologiczne zyskują dodatkowy potencjał rozwoju. To sprzyja ich konkurencyjności na rynku.

#7. Utrzymanie ciągłości biznesowej w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń

Plan ochrony kluczowych procesów biznesowych (BCP) jest istotnym elementem strategii zarządzania ryzykiem. Umożliwia on utrzymanie ciągłości biznesowej w przypadku wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń losowych, jak na przykład choroba pracowników w intensywnym okresie sprawozdawczym czy pandemia COVID-19, która spowodowała brak dostępności pracowników. W takich przypadkach nieoceniona okazuje się być technologia RPA (Robotic Process Automation) oraz software roboty.

#8. Szybki czas wdrożenia

Software roboty RPA w przeciwieństwie do innych technologii są technologią tańszą (koszt stworzenia robota zaczyna się nawet już od kilkuset złotych), ale również szybszą do wdrożenia. Czas przygotowania uzależniony jest od zaawansowania procesu, jednak w przypadku prostych procesów może wynieść zaledwie kilka dni.

Innowacje technologiczne stają się domeną rozwoju praktycznie każdego biznesu, a firmy, które rosną dzięki ulepszeniom – nie zginą (Henry Ford).

 

Skontaktuj się z nami!

Z luźnych i czasem przypadkowych rozmów powstają innowacyjne pomysły,
które często stają się firmowym sukcesem naszych klientów.
Wypełnij formularz
i umów się na spotkanie