Robotic Process Automation (RPA) coraz odważniej wkracza do biur.  Do niedawna mało znane w biznesie rozwiązanie, dziś, stanowi nieodzowny element cyfrowej transformacji firm, które chcą usprawnić swój biznes, zwiększyć wydajność i efektywność pracy, czy też po prostu poszukują sposobu na optymalizację kosztów. Czym właściwie jest Robotic Process Automation (RPA) i dlaczego warto zainwestować w RPA w 2021? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.

Robotic Process Automation. Czym jest RPA?

RPA  (z ang. Robotic Process Automation) to nic innego jak forma automatyzacji tj. robotyzacji procesów biznesowych. Robotyzacja procesów biznesowych polega na powierzeniu powtarzalnych, schematycznych, monotonnych zadań, które wykonywane są na codzień przez pracowników biurowych – robotom programistycznym. Cyfrowy robot (robot softoware’owy, cyfrowy pracownik, bot, wirtualny pracownik, wirtualny asystent, cyfrowy asystent to po prostu specjalne oprogramowanie, które naśladuje czynności wykonywane przez pracownika za pomocą myszki i klawiatury. Innymi słowy RPA to program komputerowy, który wykonuje zadania oparte na regułach za człowieka.

Cytując prof. Leslie Willcocks z London School of Economic

„RPA to wyjęcie robota z człowieka, tak aby mógł on lepiej skoncentrować się na wartościowej pracy i czerpał z niej jak największą satysfakcję …” 

RPA jest technologią IT opartą na działaniu algorytmów, zaprogramowanych do wykonywania określonych zadań. Prace wykonywane przez człowieka polegające na powtarzaniu schematów, czy wykonywaniu ich zgodnie z regułą – przypominają do złudzenia działanie robota, stąd potocznie mówiąc o automatyzacji procesów biurowych mowa jest o robotyzacji usług –  wdrożeniu cyfrowego robota RPA (software) – który wykona tą często niechcianą pracę za człowieka.  To co jest ważne to, to, że taki robot pracuje zarówno na komputerze pracownika, jak i w środowisku wirtualnym. Ponadto może pracować po godzinach, w weekendy czy w święta. Przyśpiesza procesy oraz czas wykonywania pracy, zwiększa produktywność i jakość. Dlaczego? Ponieważ nie popełnia błędów i eliminuje pomyłki popełniane w wyniku zmęczenia, rozproszenia, dekoncentracji oraz  pracuje przez 24 godziny na dobę. Oraz co najważniejsze odciąża pracowników od monotonnego klikania “kopiuj”,”wklej” i tym samym, pozwala się skoncentrować na innych obowiązkach. Podsumowując trafnym określeniem zdaje się być stwierdzenie, że “Robot RPA ciągle pracuje i mało kosztuje” – wypełniając jednocześnie pojawiający się problem luki kadrowej, bez konieczności wzrostu zatrudnienia.

RPA w biznesie. Jak napędza cyfrową transformację firm?

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest nieodzownym elementem cyfrowej transformacji firm, które poszukują usprawnień oraz optymalizacji kosztów. Technologia RPA została wymieniona przez Instytut Gartner’a jako 9 trend w technologicznym rozwoju firm na świecie. Spośród wielu technologii i programów automatyzujących pracę – RPA staje się obecnie najbardziej popularną i rozwojową technologią. Dlaczego?

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą sprawnie zarządzać firmą bez zakłóceń, a także zwiększyć jej wydajność czy utrzymać produktywność w czasach kryzysu.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i kosztów), możliwość wzrostu zdolności operacyjnej firmy poprzez zwiększenie możliwości przetwarzania danych, a także niskie koszty wdrożenia – bez konieczności ingerencji w systemy IT.

Z tego względu o RPA mówi się jak o technologii przyszłości biznesu, a jej popularność w rozwiązaniach biurowych ma wzrosnąć o 30% w stosunku do roku 2020, generując globalną wartość rynkową nawet na kwotę 9,2 mld zł do roku 2024.

Jakie czynności wykonują roboty cyfrowe RPA? Jak współpracują z ludźmi?

Jak już się domyślasz, roboty cyfrowe pracują tak jak człowiek za biurkiem, ale to co jest ważne, to fakt, że ich wydajność pracy jest zdecydowanie większa. Robot nigdy nie zastąpi w pełni pracownika, jego kreatywności, oceny sytuacji i pracy manualnej. Jednak robot może wykonywać za pracownika powtarzalne i schematyczne czynności, nie tylko szybciej, ale też i bezbłędnie.

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Szybkiego i bezinwazyjnego sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą zarządzać firmą bez zakłóceń i zwiększyć jej wydajność i produktywność.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i finansów), skalowalność biznesu i niskie koszty wdrożenia.

Jak pracuje robot cyfrowy?

Robot może pracować przez całą dobę, nie potrzebuje przerwy na lunch i kawę, nie potrzebuje urlopu i weekendu. Pracuje szybko i w 100% bezbłędnie. Może pracować zupełnie niezależnie z plikami, systemami, bazami danych, pocztą Outlook. Może również na bieżąco wspierać pracownika w jego obowiązkach, analizując dane w Internecie i przesyłając mu zgromadzone informacje w formie raportu. Robot jest niczym niewidzialny pracownik czy wirtualny asystent. Tak! pracownicy często tak o nim mówią…

Robot samodzielnie loguje się, może posiadać swój odrębny login lub korzystać z loginu pracownika. Jego praca może rozpocząć się automatycznie o określonej godzinie lub też może być w dowolnym momencie aktywowany poprzez kliknięcie w jego ikonę na komputerze.

Jak roboty RPA przyśpieszają pracę? Jakie czynności można automatyzować?

Do automatyzacji procesów biznesowych kwalifikują się wszelkie  powtarzalne i rutynowe procesy biurowe oparte o schemat, regułę, procedurę. Branża i wielkość firmy nie ma znaczenia, a roboty RPA świetnie wspierają działy Obsługi klienta, Administracji, Recepcji, Finansów i Księgowości, Windykacji lub Reklamacji w ich codziennej pracy.

Jakie zadania przejmują od pracowników etatowych?

• wszelkie prace związane z operacją “przepisz”, “kopiuj”, “wklej” typu:
• wprowadzanie danych do systemu
• weryfikacja i przekopiowywanie danych między systemami
• wystawianie faktur
• wysyłanie e-maili z indywidualnymi załącznikami
• nadawanie przesyłek pocztowych
• weryfikacja wpłat i generowanie sytemu należności (windykacja)
• generowanie raportów, dokumentów wg. szablonu
• przenoszenie danych między systemami

Dzięki algorytmom możemy nauczyć robota obsługi pełnych, logicznych procesów w firmie opartych o schemat. To oznacza, że cały proces zadaniowy np. generowanie raportów jest pod jego kontrolą i przebiega bez zakłóceń. Roboty mogą na bieżąco monitorować dane, weryfikować ich poprawność, sporządzać raporty, przeprowadzać audyty i zgłaszać błędy … Taka współpraca człowieka z cyfrowym robotem znacząco przyśpiesza pracę i realizację zadań, a obieg dokumentów wewnętrznych i komunikacja z klientem przebiega sprawnie i bez błędów – przynosząc zdecydowanie wymierne korzyści firmom.

Korzyści z RPA w firmie. Dlaczego warto zaprosić roboty do współpracy?

Największą korzyścią z wdrożenia technologii RPA jest przede wszystkim łatwość i szybkość wdrożenia. Stworzenie dedykowanego robota do Twojej firmy, dziś to już kwestia kilku-, kilkunastu dniu, a nie kilkunastu tygodni czy kilku miesięcy.  Ponadto, software roboty (software robotyka) są nieinwazyjne dla środowiska IT w firmie. Co to oznacza? Że nie wymagają żadnej integracji systemów, a zaangażowanie działów IT w proces instalacji jest minimalne, przy korzystaniu z robotów typu RDA – współpracujących z człowiekiem (wystarczy, że zainstalujesz plik otrzymany od nas na komputerze i gotowe! Robot jest gotowy do pracy! Szybko, łatwo i wygodnie! Dlatego cyfrowe roboty i sama robotyzacja procesów cieszy się coraz większą popularność firm, będąc swoistym remedium na problemy w biznesie. Jakie? Przeczytasz w naszym następnym artykule.

A jeśli chciałbyś/chciałabyś już teraz zobaczyć jak działa taki robot – skontaktuj się z nami.