Jakie procesy biznesowe warto automatyzować z RPA?

Do roku 2025 zastosowanie technologii Robotic Process Automation ma stać się niemal powszechne w biznesie. Współpraca robotów software z pracownikami nie jest już niczym zaskakującym, czego nie można powiedzieć o korzyściach dla firm, które w swoim biznesie postawiły na tę innowację. Czy RPA sprawdzi się w każdej firmie? firmy?

Robotic Process Automation – do czego służy i jakie procesy biznesowe warto automatyzować?

Technologia RPA (z ang. Robotic Process Automation) służy do zautomatyzowania prostych i powtarzalnych czynności wykonywanych w biurze. Są to na przykład wszelkie zadania administracyjno -finansowe, które pracownik wykonuje na co dzień na komputerze, w sposób powtarzalny i schematyczny.

Cytując prof. Leslie Wilcocks z London Schood of Economics …“Technologia RPA (przyp. Cyfrowy robot) służy do wyjęcia robota z człowieka.”  Robot nie tylko automatyzuje, to co robi człowiek, ale również wykonuje zadania za niego. Dzięki temu firma odzyskuje czas pracownika poświęcany dotychczas na monotonne czynności, a dodatkowo zyskuje:

  •  Nowych, niewidzialnych pracowników, tj. cyfrowych pracowników. Dzięki ich pracy pracownicy mogą skupić się na nowych obowiązkach, które wymagają wiedzy merytorycznej, czy empatii. Takie połączenie ludzi z pracownikami cyfrowymi to nie tylko szansa na wzrost konkurencyjności firm, ale i rozwój gospodarki.
  • Zwiększenie jakości pracy poprzez eliminację błędów i pomyłek (cyfrowe roboty = cyfrowi pracownicy w 100% bezbłędnie wykonują zadania)
  • Znaczne oszczędności w budżecie firmy, bowiem bez generowania dodatkowych kosztów zatrudnienia firma zyskuje dodatkowe moce przerobowe.
  • Wzrost motywacji u pracowników odciążanych z wykonywania monotonnych obowiązków
  • Wzrost zadowolenia pracowników, którzy zyskali swoich wirtualnych asystentów

Do jakich procesów biznesowych warto zastosować technologię Robotic Process Automation (RPA)?

Pomimo, że technologia RPA ma wszechstronne zastosowanie, to warto wiedzieć, że nie każdy proces da się i warto zautomatyzować.  Roboty softwarowe (RPA) z łatwością przejmują zadania, które są:

  • Proste, powtarzalne i bazują na określonych regułach
  • Czasochłonne i rutynowe dla pracowników
  • Odnoszą się do przetwarzania danych/związane są z przetwarzaniem dużej ilości danych (wysyłanie, analizowanie, porównywanie, wyszukiwanie, kopiowanie, uzupełnianie formularzy)
  • Powiązane z różnymi systemami IT w firmie, czy związane z pracą na różnych systemach IT, aplikacjach webowych, z stronami internetowymi, plikami.

Do takich zadań zaliczymy na przykład:

  • Importowanie danych z Excel do systemu
  • Sprawdzanie i porównywanie danych
  • Generowanie raportów, sprawozdań
  • Generowanie dokumentu wg. szablonu/ wzoru
  • Wysyłanie e-maili z indywidualnymi załącznikami
  • Przenoszenie danych między systemami.

Czy szerokie zastosowanie RPA to wszystko? Po czym poznasz, że technologia Robotic Process Automation jest dla Twojej firmy?

Możliwości oraz zakres zadań, automatyzowanych przez roboty softwarowe (RPA) jest na tyle szeroki, że technologia ta przynosi widoczne korzyści w niemal każdej firmie, bez względu na branżę. Aktualnie technologia RPA jest najczęściej wdrażana w działach Finanse &Księgowość, HR, Administracja& Zakupy, Obsługa Klienta.

Aby proces automatyzacji (robotyzacji procesów) w firmie zakończył się powodzeniem i długoterminowym sukcesem warto się do niego odpowiednio przygotować.  Bo choć RPA w odróżnieniu do innych technologii automatyzujących procesy biznesowe – jest stosunkowo szybką i niskobudżetową inwestycją dla firmy to kryje ona parę pułapek. Co warto wiedzieć?

6 kroków do analizy RPA…

1 krok: Automatyzacji podlegają tylko cyfrowe procesy.

To oznacza, że zautomatyzowane mogą zostać tylko te procesy, które wykonywane są przy użycia komputera, serwerów, Internetu (klawiatury i myszki komputerowej). Roboty RPA nie wykonują czynności fizycznych. Wprawdzie nie włożą papieru do drukarki, czy wymienią zużyty toner, ale o tym fakcie mogą już poinformować serwis – wysyłając wiadomość e-mail czy sms.

2 krok: Roboty aktywują się automatycznie lub współpracują z człowiekiem.

Roboty działają dokładnie tak jak zostaną zaprogramowane. Co w praktyce oznacza, że pracują  albo “w tle”- niezależnie wykonując określone zadania lub współpracują bezpośrednio z człowiekiem, tj. są przez niego aktywowane na żądanie – pełniąc rolę jego wirtualnego asystenta.

Jak wygląda taka hybrydowa współpraca? Na przykład, gdy pracownik wykona swój etap pracy/procesu, (który nie mógł zostać zautomatyzowany)  tj.  po zalogowaniu do systemu bankowego przy użyciu kodów sms wysłanych na telefon, może w każdej chwili aktywować  robota na swoim komputerze poprzez kliknięcie w jego ikonę.  Następnie cyfrowy robot przejmuje za niego dalszy etap pracy polegający np. na weryfikacji wpłat oraz zaznaczeniu / odnotowaniu w osobnym systemie księgowym uiszczenie należności.

3 krok: Automatyzowany proces musi opierać się o schemat.

Co oznacza, że zautomatyzować możemy każdy proces, który oparty jest o sekwencję określonych czynności, ruchów wykonywanych za pomocą klawiatury i myszki komputerowej. Mówiąc w skrócie musimy wybrać taki proces do automatyzacji, który w stosunku 1:1 można odwzorować i zaprogramować, i proces ten odbywa się w 100%  wirtualnym środowisku.

Dla przykładu: pracownik codziennie weryfikuje kontrahentów w określonych bazach danych, a następnie przepisuje dane z programu A do programu B. Prawidłowo zaprogramowany  cyfrowy robot wykona to zadanie dokładnie w takim samym zakresie i w ten sam sposób. Robot jest lustrzanym odbiciem pracy wykonywanej przez człowieka na komputerze.

! Zadania, procesy podlegające  automatyzacji muszą być wykonywane każdorazowo w oparciu o zdefiniowane reguły i schemat

4 krok: RPA gwarantuje duży zwrot z inwestycji (ROI)

Tak, szybkość zwrotu z inwestycji zaskakuje naszych klientów. Dlatego bardzo istotne jest umiejętne dobranie procesu/grupy procesów do automatyzacji.  Im bardziej powtarzalny, częściej wykonywany, czasochłonny proces, czy też większa ilość przetwarzania danych, tym opłacalność z wdrożenia robota RPA staje się większa dla firmy.

5 krok: Cyfrowe roboty automatyzują proste i bardziej złożone procesy.

W oparciu o technologię RPA można zautomatyzować zarówno proste czynności typu Zaloguj się i pobierz dane – jak również  te bardziej złożone, które wymagają zarówno pracy na kilku systemach, ale i wykonywania określonych czynności między plikami (kopiowanie, przesyłanie, generowanie…). Co więcej cyfrowy robot wykona te zadania nawet, jeśli systemy nie są ze sobą powiązane, lub jeśli wymagają zalogowania się do określonego systemu i pobrania określonych plików, danych.

6 krok: Robot naśladuje pracę człowieka 1:1

Co z perspektywy automatyzacji procesu oznacza, że żaden – nawet najmniejszy szczegół w odwzorowywanym procesie pracy człowieka – nie może zostać pominięty. A idealne odwzorowanie ruchów człowieka na komputerze jest podstawą stworzenia poprawnie funkcjonującego robota RPA –  poprawnie wykonującego powierzone mu zadania. Na szczęście, mamy na to już swoje sprytne sposoby i rozwiązania, aby nic nie umknęło naszej uwadze! RPA to przełomowa technologia, która jest relatywnie tania oraz szybka do wdrożenia, a zarazem przynosząca niemal natychmiast wymierne korzyści, nie tylko finansowe. Istotny, a wręcz kluczowy jest właściwy wybór procesów.

Ocena tego, czy i jakie procesy wewnętrzne warto wskazać do automatyzacji (RPA) warto oprzeć o 2 kryteria. Po pierwsze – czasochłonność zadania, czyli ile czasu pracownik musi poświęcić na wykonanie określonego zadania w skali dnia, tygodnia, miesiąca, czy roku. Po drugie – ilość  prostych i powtarzalnych zadań, które wprawdzie może jako pojedyncze zadanie są mało czasochłonne, ale sumarycznie ich realizacja w skali miesiąca staje się już dla firmy znacznym obciążeniem czasowym ( tzw. zadania złodzieje czasu). I to wpływa już na organizację pracy zespołów oraz  ich wydajność.

Jeśli chcesz skonsultować i sprawdzić, jakie procesy można zautomatyzować technologią RPA w Twojej firmie lub jaki jest ich koszt – skontaktuj się z nami!

Dodatkowo dowiedz się wszystkiego o RPA. Przeczytaj nasz kolejny artykuł  na blogu.

 

Skontaktuj się z nami!

Z luźnych i czasem przypadkowych rozmów powstają innowacyjne pomysły,
które często stają się firmowym sukcesem naszych klientów.
Wypełnij formularz
i umów się na spotkanie