Jak metoda „5WHY” pomaga rozwiązywać problemy u ich źródła

W Absolut Systems, naszą misją jest dostarczanie rozwiązań, które nie tylko spełniają, ale przekraczają oczekiwania naszych klientów. Jednym z kluczowych narzędzi, które pomagają nam utrzymać tę obietnicę, jest metoda 5 Why – prosty, lecz niezwykle skuteczny proces analizy przyczynowej. Dzięki niej jesteśmy w stanie nie tylko identyfikować i rozwiązywać bieżące problemy, ale również zapobiegać ich powstawaniu w przyszłości.

Metoda 5 Why ma swoje korzenie w filozofii Kaizen, która wywodzi się z Japonii i jest związana z ciągłym doskonaleniem. Została spopularyzowana przez Toyotę w ramach ich systemu produkcji, ale jej uniwersalność sprawia, że doskonale wpisuje się również w naszą kulturę działania. W Absolut Systems wykorzystujemy tę metodę, aby zagłębiać się w przyczyny problemów, zamiast skupiać się wyłącznie na ich objawach. 

Metoda 5 Why jest w istocie dziecinnie prosta i nie jest to przypadek, że posługujemy się właśnie tym określeniem. Wyklarowała się ona bowiem przy okazji niekończących się dyskusji japońskiego inżyniera Kaoru Ishikawy z jego córką. Rezolutna 3 latka zamęczała ojca pytaniami “dlaczego” aż do momentu uzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi. To tło historii, natomiast szeroka publika bardziej kojarzy 5 Why z zaimplementowaniem w procesie produkcyjnym potentata branży motoryzacyjnej – Toyoty, co finalnie znacznie usprawniło wszelkie procesy w firmie. Została potem wprowadzona do korporacji Toyota na stałe jako praktyczny element rozwiązywania problemów. Wpisuje się to idealnie w wywodzący się z Japonii nurt kaizen. Tak jak ten ostatni technika 5 Why jest prosta w formie i niesamowicie skuteczna. Jej celem jest dojście i zidentyfikowanie przyczyny problemu. Sukces tej metody to właściwie postawione pytania pozwalające znaleźć źródło problemu, a nie koncentrowanie się na skutkach, co w dalszej perspektywie jest działaniem bezowocnym. 

Twórca systemu produkcji Toyoty w latach 50, Taiichi Ohno powołuje się na 5 Why w swojej książce „Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production” jako „fundament naukowego podejścia Toyoty poprzez zadawanie pytania 'dlaczego’ pięć razy, poprzez co sedno problemu oraz jego rozwiązanie stają się jasne.” Japończyk inspirował swój zespół do dogłębnego zrozumienia każdego problemu, aż do odnalezienia jego pierwotnej przyczyny. Zalecał stałą obserwacje procesu produkcyjnego i stawianie pytania “dlaczego” jak najczęściej.  Warto zaznaczyć, że w tej metodzie cyfra 5 jest raczej umowna, zaleca się stawianie dalszych pytań, jeśli przyczyna nie została całkiem odkryta.   

Współcześnie metoda ta znajduje zastosowanie nie tylko w ramach Toyoty, ale także zdobyła popularność w obszarze rozwoju lean. Metodyka lean podlega strategii lean management, która opiera się na opracowywaniu rozwiązań zorientowanych na klienta – czyli takich, które stanowią dla niego realną wartość, w związku z czym jest on gotowy ponieść konkretne koszty, a nawet produkt lub usługę polecić. Przeciwieństwem wartości jest marnotrawstwo, które lean pomaga zidentyfikować i efektywnie wyeliminować. Kluczowe jest tu zachowanie płynnego przepływu zadań, operacji i produkcji. 

W odniesieniu do przedsiębiorstw, a przede wszystkim podmiotów o profilu startupowym technika 5 Why powinna być stosowana po każdym nieoczekiwanym zdarzeniu, po to by w jak najwcześniejszej fazie gasić tzw. “pożary”.  

Można ją zastosować w każdym obszarze firmy, od dziedzin produkcyjnych czy inżynieryjnych począwszy, a na obsłudze klienta i marketingu skończywszy. Proces ten sprawdza się niezależnie od tego, czy problem dotyczy kwestii technicznych, czy bardziej związanych z aspektami ludzkimi. 

Należy podkreślić, że celem metody 5 Why nie jest oskarżanie siebie nawzajem czy wytykanie błędów, a raczej wyłanianie korzeni przyczyny tego, dlaczego zaistniała niespodziewana sytuacja. Oprócz tego, technika ta wspomaga zespół w opracowywaniu niewielkich, stopniowych kroków, aby ten sam problem nie wystąpił ponownie (dla nikogo).] 

Jak to działa w praktyce

Proces rozpoczyna się od zdefiniowania problemu, który wymaga uwagi – my na bieżąco prowadzimy „rejestr zdarzeń” to jest nasza lista problemów. Następnie, w duchu otwartej dyskusji, zadajemy pytanie „Dlaczego?” co najmniej pięć razy a czasami i więcej, aż dotrzemy do głównej przyczyny. Dzięki temu w szybki i efektywny sposób docieramy do źródła problemu, skupiając się na prawdziwej przyczynie, a nie skutku. Oto, jak możesz wykorzystać tę metodę w swojej firmie: 

  • Krok 1 – Zbierz zespół: Im bardziej różnorodna grupa tym bardziej różnorodne perspektywy. Każdy członek zespołu, bez względu na pozycję, jest zaproszony do udziału w dyskusji. 
  • Krok 2 – Wybierz mentora sesji: Mentorem, może być każdy, niezależnie od stanowiska, prowadzi rozmowę, zadając kluczowe pytanie „Dlaczego”, mentor odpowiada za zbieranie i notowanie odpowiedzi. 
  • Krok 3 – Pytaj co najmniej 5 razy „Dlaczego?”: Zadaj pytanie „Dlaczego?” przynajmniej pięć razy, aby dogłębnie zbadać każdy aspekt/poziom problemu. 
  • Krok 4 – Przydziel zadania: Po zakończeniu sesji analizy, do każdego aspektu określcie konkretne działania korygujące/naprawcze oraz przydzielcie osobę odpowiedzialną za realizację. 
  • Krok 5 – Komunikuj transparentnie: Zdefiniowane przyczyny oraz działania naprawcze zakomunikujcie w całej firmie, tak aby zapewnić wszystkim zrozumienie podjętych kroków. 

Brzmi interesująco? Chcesz wypróbować metodę 5WHY w swoim zespole?

Jeśli tak, to z przyjemnością pokażemy Ci jak w praktyce, szybko, skutecznie wdrożyć metodę 5 WHY. Wypracowaliśmy naszą autorską technikę efektywnego rozwiązywania problemów, która pomaga zwiększać produktywność oraz generować, nowe kreatywne rozwiązania – przyczyniając się do powstawania innowacji firmowych. 

Podczas dedykowanego dla Twojej firmy warsztatu, Twój zespół nauczy się, jak:

  • Szybko identyfikować prawdziwe przyczyny problemów i eliminować je u źródła.
  • Stymulować kreatywne myślenie w zespole i generować innowacyjne rozwiązania.
  • Wdrażać efektywne strategie i zwiększać produktywność firmy.

Nasze warsztaty to:

  • Praktyczne i interaktywne sesje, podczas których zdobędziesz wiedzę i umiejętności, które od razu możesz wykorzystać w swojej pracy.
  • Unikatowe spojrzenie na rozwiązywanie problemów, inspirowane filozofią Kaizen.
  • Możliwość wymiany doświadczeń z innymi uczestnikami i ekspertami Absolut Systems.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji:

Umów się na spotkanie z naszym ekspertem, aby dowiedzieć się więcej o metodzie 5 Why i jej potencjalnych korzyściach dla Twojej firmy. Pomożemy Ci ocenić potrzeby Twojego zespołu i zaproponujemy odpowiedni program warsztatu.

Niezależnie od tego, czy:

  • Stawiasz pierwsze kroki na drodze do innowacji,
  • Szukasz sposobów na optymalizację istniejących procesów,
  • Chcesz zbudować kulturę efektywnego rozwiązywania problemów,

Warsztaty Absolut Systems z metody 5 Why są dla Ciebie!

Zainwestuj w przyszłość swojej firmy i skontaktuj się z nami już dziś!

Z chęcią odpowiem na Twoje pytania

Innovation strategist

Katarzyna Kowaluk

Zobacz również:

Skontaktuj się z nami

Scroll to Top