Archiwa tagu: cyfrowy robot

Do roku 2025 zastosowanie technologii Robotic Process Automation ma stać się niemal powszechne w biznesie. Współpraca robotów software z pracownikami nie jest już niczym zaskakującym, czego nie można powiedzieć o korzyściach dla firm, które w swoim biznesie postawiły na tę innowację. Czy RPA sprawdzi się w każdej firmie? firmy?

Robotic Process Automation – do czego służy i jakie procesy biznesowe warto automatyzować?

Technologia RPA (z ang. Robotic Process Automation) służy do zautomatyzowania prostych i powtarzalnych czynności wykonywanych w biurze. Są to na przykład wszelkie zadania administracyjno -finansowe, które pracownik wykonuje na co dzień na komputerze, w sposób powtarzalny i schematyczny.

Cytując prof. Leslie Wilcocks z London Schood of Economics …“Technologia RPA (przyp. Cyfrowy robot) służy do wyjęcia robota z człowieka.”  Robot nie tylko automatyzuje, to co robi człowiek, ale również wykonuje zadania za niego. Dzięki temu firma odzyskuje czas pracownika poświęcany dotychczas na monotonne czynności, a dodatkowo zyskuje:

  •  Nowych, niewidzialnych pracowników, tj. cyfrowych pracowników. Dzięki ich pracy pracownicy mogą skupić się na nowych obowiązkach, które wymagają wiedzy merytorycznej, czy empatii. Takie połączenie ludzi z pracownikami cyfrowymi to nie tylko szansa na wzrost konkurencyjności firm, ale i rozwój gospodarki.
  • Zwiększenie jakości pracy poprzez eliminację błędów i pomyłek (cyfrowe roboty = cyfrowi pracownicy w 100% bezbłędnie wykonują zadania)
  • Znaczne oszczędności w budżecie firmy, bowiem bez generowania dodatkowych kosztów zatrudnienia firma zyskuje dodatkowe moce przerobowe.
  • Wzrost motywacji u pracowników odciążanych z wykonywania monotonnych obowiązków
  • Wzrost zadowolenia pracowników, którzy zyskali swoich wirtualnych asystentów

Do jakich procesów biznesowych warto zastosować technologię Robotic Process Automation (RPA)?

Pomimo, że technologia RPA ma wszechstronne zastosowanie, to warto wiedzieć, że nie każdy proces da się i warto zautomatyzować.  Roboty softwarowe (RPA) z łatwością przejmują zadania, które są:

  • Proste, powtarzalne i bazują na określonych regułach
  • Czasochłonne i rutynowe dla pracowników
  • Odnoszą się do przetwarzania danych/związane są z przetwarzaniem dużej ilości danych (wysyłanie, analizowanie, porównywanie, wyszukiwanie, kopiowanie, uzupełnianie formularzy)
  • Powiązane z różnymi systemami IT w firmie, czy związane z pracą na różnych systemach IT, aplikacjach webowych, z stronami internetowymi, plikami.

Do takich zadań zaliczymy na przykład:

  • Importowanie danych z Excel do systemu
  • Sprawdzanie i porównywanie danych
  • Generowanie raportów, sprawozdań
  • Generowanie dokumentu wg. szablonu/ wzoru
  • Wysyłanie e-maili z indywidualnymi załącznikami
  • Przenoszenie danych między systemami.

Czy szerokie zastosowanie RPA to wszystko? Po czym poznasz, że technologia Robotic Process Automation jest dla Twojej firmy?

Możliwości oraz zakres zadań, automatyzowanych przez roboty softwarowe (RPA) jest na tyle szeroki, że technologia ta przynosi widoczne korzyści w niemal każdej firmie, bez względu na branżę. Aktualnie technologia RPA jest najczęściej wdrażana w działach Finanse &Księgowość, HR, Administracja& Zakupy, Obsługa Klienta.

Aby proces automatyzacji (robotyzacji procesów) w firmie zakończył się powodzeniem i długoterminowym sukcesem warto się do niego odpowiednio przygotować.  Bo choć RPA w odróżnieniu do innych technologii automatyzujących procesy biznesowe – jest stosunkowo szybką i niskobudżetową inwestycją dla firmy to kryje ona parę pułapek. Co warto wiedzieć?

6 kroków do analizy RPA…

1 krok: Automatyzacji podlegają tylko cyfrowe procesy.

To oznacza, że zautomatyzowane mogą zostać tylko te procesy, które wykonywane są przy użycia komputera, serwerów, Internetu (klawiatury i myszki komputerowej). Roboty RPA nie wykonują czynności fizycznych. Wprawdzie nie włożą papieru do drukarki, czy wymienią zużyty toner, ale o tym fakcie mogą już poinformować serwis – wysyłając wiadomość e-mail czy sms.

2 krok: Roboty aktywują się automatycznie lub współpracują z człowiekiem.

Roboty działają dokładnie tak jak zostaną zaprogramowane. Co w praktyce oznacza, że pracują  albo “w tle”- niezależnie wykonując określone zadania lub współpracują bezpośrednio z człowiekiem, tj. są przez niego aktywowane na żądanie – pełniąc rolę jego wirtualnego asystenta.

Jak wygląda taka hybrydowa współpraca? Na przykład, gdy pracownik wykona swój etap pracy/procesu, (który nie mógł zostać zautomatyzowany)  tj.  po zalogowaniu do systemu bankowego przy użyciu kodów sms wysłanych na telefon, może w każdej chwili aktywować  robota na swoim komputerze poprzez kliknięcie w jego ikonę.  Następnie cyfrowy robot przejmuje za niego dalszy etap pracy polegający np. na weryfikacji wpłat oraz zaznaczeniu / odnotowaniu w osobnym systemie księgowym uiszczenie należności.

3 krok: Automatyzowany proces musi opierać się o schemat.

Co oznacza, że zautomatyzować możemy każdy proces, który oparty jest o sekwencję określonych czynności, ruchów wykonywanych za pomocą klawiatury i myszki komputerowej. Mówiąc w skrócie musimy wybrać taki proces do automatyzacji, który w stosunku 1:1 można odwzorować i zaprogramować, i proces ten odbywa się w 100%  wirtualnym środowisku.

Dla przykładu: pracownik codziennie weryfikuje kontrahentów w określonych bazach danych, a następnie przepisuje dane z programu A do programu B. Prawidłowo zaprogramowany  cyfrowy robot wykona to zadanie dokładnie w takim samym zakresie i w ten sam sposób. Robot jest lustrzanym odbiciem pracy wykonywanej przez człowieka na komputerze.

! Zadania, procesy podlegające  automatyzacji muszą być wykonywane każdorazowo w oparciu o zdefiniowane reguły i schemat

4 krok: RPA gwarantuje duży zwrot z inwestycji (ROI)

Tak, szybkość zwrotu z inwestycji zaskakuje naszych klientów. Dlatego bardzo istotne jest umiejętne dobranie procesu/grupy procesów do automatyzacji.  Im bardziej powtarzalny, częściej wykonywany, czasochłonny proces, czy też większa ilość przetwarzania danych, tym opłacalność z wdrożenia robota RPA staje się większa dla firmy.

5 krok: Cyfrowe roboty automatyzują proste i bardziej złożone procesy.

W oparciu o technologię RPA można zautomatyzować zarówno proste czynności typu Zaloguj się i pobierz dane – jak również  te bardziej złożone, które wymagają zarówno pracy na kilku systemach, ale i wykonywania określonych czynności między plikami (kopiowanie, przesyłanie, generowanie…). Co więcej cyfrowy robot wykona te zadania nawet, jeśli systemy nie są ze sobą powiązane, lub jeśli wymagają zalogowania się do określonego systemu i pobrania określonych plików, danych.

6 krok: Robot naśladuje pracę człowieka 1:1

Co z perspektywy automatyzacji procesu oznacza, że żaden – nawet najmniejszy szczegół w odwzorowywanym procesie pracy człowieka – nie może zostać pominięty. A idealne odwzorowanie ruchów człowieka na komputerze jest podstawą stworzenia poprawnie funkcjonującego robota RPA –  poprawnie wykonującego powierzone mu zadania. Na szczęście, mamy na to już swoje sprytne sposoby i rozwiązania, aby nic nie umknęło naszej uwadze! RPA to przełomowa technologia, która jest relatywnie tania oraz szybka do wdrożenia, a zarazem przynosząca niemal natychmiast wymierne korzyści, nie tylko finansowe. Istotny, a wręcz kluczowy jest właściwy wybór procesów.

Ocena tego, czy i jakie procesy wewnętrzne warto wskazać do automatyzacji (RPA) warto oprzeć o 2 kryteria. Po pierwsze – czasochłonność zadania, czyli ile czasu pracownik musi poświęcić na wykonanie określonego zadania w skali dnia, tygodnia, miesiąca, czy roku. Po drugie – ilość  prostych i powtarzalnych zadań, które wprawdzie może jako pojedyncze zadanie są mało czasochłonne, ale sumarycznie ich realizacja w skali miesiąca staje się już dla firmy znacznym obciążeniem czasowym ( tzw. zadania złodzieje czasu). I to wpływa już na organizację pracy zespołów oraz  ich wydajność.

Jeśli chcesz skonsultować i sprawdzić, jakie procesy można zautomatyzować technologią RPA w Twojej firmie lub jaki jest ich koszt – skontaktuj się z nami!

Dodatkowo dowiedz się wszystkiego o RPA. Przeczytaj nasz kolejny artykuł  na blogu.

 

Robotic Process Automation (RPA) coraz odważniej wkracza do biur.  Do niedawna mało znane w biznesie rozwiązanie, dziś, stanowi nieodzowny element cyfrowej transformacji firm, które chcą usprawnić swój biznes, zwiększyć wydajność i efektywność pracy, czy też po prostu poszukują sposobu na optymalizację kosztów. Czym właściwie jest Robotic Process Automation (RPA) i dlaczego warto zainwestować w RPA w 2021? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.

Robotic Process Automation. Czym jest RPA?

RPA  (z ang. Robotic Process Automation) to nic innego jak forma automatyzacji tj. robotyzacji procesów biznesowych. Robotyzacja procesów biznesowych polega na powierzeniu powtarzalnych, schematycznych, monotonnych zadań, które wykonywane są na codzień przez pracowników biurowych – robotom programistycznym. Cyfrowy robot (robot softoware’owy, cyfrowy pracownik, bot, wirtualny pracownik, wirtualny asystent, cyfrowy asystent to po prostu specjalne oprogramowanie, które naśladuje czynności wykonywane przez pracownika za pomocą myszki i klawiatury. Innymi słowy RPA to program komputerowy, który wykonuje zadania oparte na regułach za człowieka.

Cytując prof. Leslie Willcocks z London School of Economic

„RPA to wyjęcie robota z człowieka, tak aby mógł on lepiej skoncentrować się na wartościowej pracy i czerpał z niej jak największą satysfakcję …” 

RPA jest technologią IT opartą na działaniu algorytmów, zaprogramowanych do wykonywania określonych zadań. Prace wykonywane przez człowieka polegające na powtarzaniu schematów, czy wykonywaniu ich zgodnie z regułą – przypominają do złudzenia działanie robota, stąd potocznie mówiąc o automatyzacji procesów biurowych mowa jest o robotyzacji usług –  wdrożeniu cyfrowego robota RPA (software) – który wykona tą często niechcianą pracę za człowieka.  To co jest ważne to, to, że taki robot pracuje zarówno na komputerze pracownika, jak i w środowisku wirtualnym. Ponadto może pracować po godzinach, w weekendy czy w święta. Przyśpiesza procesy oraz czas wykonywania pracy, zwiększa produktywność i jakość. Dlaczego? Ponieważ nie popełnia błędów i eliminuje pomyłki popełniane w wyniku zmęczenia, rozproszenia, dekoncentracji oraz  pracuje przez 24 godziny na dobę. Oraz co najważniejsze odciąża pracowników od monotonnego klikania “kopiuj”,”wklej” i tym samym, pozwala się skoncentrować na innych obowiązkach. Podsumowując trafnym określeniem zdaje się być stwierdzenie, że “Robot RPA ciągle pracuje i mało kosztuje” – wypełniając jednocześnie pojawiający się problem luki kadrowej, bez konieczności wzrostu zatrudnienia.

RPA w biznesie. Jak napędza cyfrową transformację firm?

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest nieodzownym elementem cyfrowej transformacji firm, które poszukują usprawnień oraz optymalizacji kosztów. Technologia RPA została wymieniona przez Instytut Gartner’a jako 9 trend w technologicznym rozwoju firm na świecie. Spośród wielu technologii i programów automatyzujących pracę – RPA staje się obecnie najbardziej popularną i rozwojową technologią. Dlaczego?

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą sprawnie zarządzać firmą bez zakłóceń, a także zwiększyć jej wydajność czy utrzymać produktywność w czasach kryzysu.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i kosztów), możliwość wzrostu zdolności operacyjnej firmy poprzez zwiększenie możliwości przetwarzania danych, a także niskie koszty wdrożenia – bez konieczności ingerencji w systemy IT.

Z tego względu o RPA mówi się jak o technologii przyszłości biznesu, a jej popularność w rozwiązaniach biurowych ma wzrosnąć o 30% w stosunku do roku 2020, generując globalną wartość rynkową nawet na kwotę 9,2 mld zł do roku 2024.

Robotic Process Automation. Jak roboty RPA pracują z ludźmi?

Jakie czynności wykonują roboty cyfrowe RPA? Jak współpracują z ludźmi?

Jak już się domyślasz, roboty cyfrowe pracują tak jak człowiek za biurkiem, ale to co jest ważne, to fakt, że ich wydajność pracy jest zdecydowanie większa. Robot nigdy nie zastąpi w pełni pracownika, jego kreatywności, oceny sytuacji i pracy manualnej. Jednak robot może wykonywać za pracownika powtarzalne i schematyczne czynności, nie tylko szybciej, ale też i bezbłędnie.

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Szybkiego i bezinwazyjnego sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą zarządzać firmą bez zakłóceń i zwiększyć jej wydajność i produktywność.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i finansów), skalowalność biznesu i niskie koszty wdrożenia.

Jak pracuje robot cyfrowy?

Robot może pracować przez całą dobę, nie potrzebuje przerwy na lunch i kawę, nie potrzebuje urlopu i weekendu. Pracuje szybko i w 100% bezbłędnie. Może pracować zupełnie niezależnie z plikami, systemami, bazami danych, pocztą Outlook. Może również na bieżąco wspierać pracownika w jego obowiązkach, analizując dane w Internecie i przesyłając mu zgromadzone informacje w formie raportu. Robot jest niczym niewidzialny pracownik czy wirtualny asystent. Tak! pracownicy często tak o nim mówią…

Robot samodzielnie loguje się, może posiadać swój odrębny login lub korzystać z loginu pracownika. Jego praca może rozpocząć się automatycznie o określonej godzinie lub też może być w dowolnym momencie aktywowany poprzez kliknięcie w jego ikonę na komputerze.

Jak roboty RPA przyśpieszają pracę? Jakie czynności można automatyzować?

Do automatyzacji procesów biznesowych kwalifikują się wszelkie  powtarzalne i rutynowe procesy biurowe oparte o schemat, regułę, procedurę. Branża i wielkość firmy nie ma znaczenia, a roboty RPA świetnie wspierają działy Obsługi klienta, Administracji, Recepcji, Finansów i Księgowości, Windykacji lub Reklamacji w ich codziennej pracy.

Jakie zadania przejmują od pracowników etatowych?

  • wszelkie prace związane z operacją “przepisz”, “kopiuj”, “wklej” typu:
  • wprowadzanie danych do systemu
  • weryfikacja i przekopiowywanie danych między systemami
  • wystawianie faktur
  • wysyłanie e-maili z indywidualnymi załącznikami
  • nadawanie przesyłek pocztowych
  • weryfikacja wpłat i generowanie sytemu należności (windykacja)
  • generowanie raportów, dokumentów wg. szablonu
  • przenoszenie danych między systemami

Dzięki algorytmom możemy nauczyć robota obsługi pełnych, logicznych procesów w firmie opartych o schemat. To oznacza, że cały proces zadaniowy np. generowanie raportów jest pod jego kontrolą i przebiega bez zakłóceń. Roboty mogą na bieżąco monitorować dane, weryfikować ich poprawność, sporządzać raporty, przeprowadzać audyty i zgłaszać błędy … Taka współpraca człowieka z cyfrowym robotem znacząco przyśpiesza pracę i realizację zadań, a obieg dokumentów wewnętrznych i komunikacja z klientem przebiega sprawnie i bez błędów – przynosząc zdecydowanie wymierne korzyści firmom.

Korzyści z RPA w firmie. Dlaczego warto zaprosić roboty do współpracy?

Największą korzyścią z wdrożenia technologii RPA jest przede wszystkim łatwość i szybkość wdrożenia. Stworzenie dedykowanego robota do Twojej firmy, dziś to już kwestia kilku-, kilkunastu dniu, a nie kilkunastu tygodni czy kilku miesięcy.  Ponadto, software roboty (software robotyka) są nieinwazyjne dla środowiska IT w firmie. Co to oznacza? Że nie wymagają żadnej integracji systemów, a zaangażowanie działów IT w proces instalacji jest minimalne, przy korzystaniu z robotów typu RDA – współpracujących z człowiekiem (wystarczy, że zainstalujesz plik otrzymany od nas na komputerze i gotowe! Robot jest gotowy do pracy! Szybko, łatwo i wygodnie! Dlatego cyfrowe roboty i sama robotyzacja procesów cieszy się coraz większą popularność firm, będąc swoistym remedium na problemy w biznesie. Jakie? Przeczytasz w naszym następnym artykule.

A jeśli chciałbyś/chciałabyś już teraz zobaczyć jak działa taki robot – skontaktuj się z nami.

 

2/2