Archiwa tagu: RPA

RPA do niedawna wielu osobom kojarzyło się bardziej z krajem w południowej Afryce, aniżeli z nowoczesnym rozwiązaniem IT, które okazuje się być remedium dla firm dotkniętych przez kryzys wywołany pandemią COVID. Czym jest RPA i dlaczego warto już dziś wdrożyć cyfrowe roboty w firmie,  dowiesz się z poniższego artykułu.

RPA – jakie korzyści przyniesie MŚP w czasach pandemii? 

Technologia RPA, w dosłownym tłumaczeniu zrobotyzowana automatyzacja procesów została określona przez Instytut Gartner, jako jeden z ważniejszych trendów technologicznych w roku 2021. Popularność rozwiązań automatyzujących pracę wzrasta dynamicznie, a korzyści z  wdrożenia tej technologii przedsiębiorcy obserwują w krótkim czasie.

RPA to akronim pochodzący od wyrażenia Robotic Process Automation. Określa innowacyjną technologię służącą do automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych w firmach. RPA inaczej mówiąc to cyfrowy robot tj. robot programowany. Nie jest to fizyczna maszyna, a inteligentne oprogramowanie, które wykonuje za człowieka powtarzalne, oparte o schemat zadania. RPA to odpowiednie rozwiązanie dla firm dotkniętych kryzysem wywołanym przez pandemię COVID. Dlaczego warto w nią zainwestować?

8 korzyści z RPA – dlaczego firmy otwierają się na nowe innowacje?

#1. Zwiększenie/wzrost jakości pracy

Cyfrowy robot RPA to inteligentne oprogramowanie, które pracuje tak samo jak człowiek na komputerze. Wykonuje te same ruchy myszką i klawiaturą, co pracownik.  Z tą różnicą, że robot pracuje znacznie szybciej, dokładniej oraz w 100% bezbłędnie. To tak, jakby zatrudnić dodatkowego pracownika (np. na drugą zmianę). Roboty z łatwością przejmują:

  • powtarzalne, schematyczne zadania i procesy oparte o reguły, które pracownicy ręcznie wykonują w ciągu dnia
  • wszelkie zadania związane z przetwarzaniem danych tj. wprowadzanie danych do systemu, przekopiowywanie danych między systemami, przenoszenie danych z pliku excel do systemów, weryfikowanie poprawności danych czy generowanie zestawień, raportów.

Przykład: RPA w dziale Obsługi Klienta i Reklamacji

Jeden z naszych robotów pracuje u Klienta w dziale reklamacji. Co robi? Po przyjęciu reklamacji przez pracownika i wprowadzeniu danych do systemu, robot przejmuje dalszą pracę tj. Uzupełnia pozostałe rubryki w systemie, uzupełnia formularze, przesyła je do innych działów, sporządza raport – dzięki temu pracownik może skupić się na rozmowie z klientem czy odebrać więcej telefonów, zamiast wykonywać rutynowe zadania, polegające na kopiowaniu i wklejaniu. Efekt wdrożenia robota? Reklamacje są szybciej rozpatrywane nawet tego samego dnia – co przekłada się na lepsze doświadczenie klienta i przewrotnie, ale i wyższe zadowolenie klienta, dzięki szybkiej i sprawnej reklamacji – przywraca zaufanie do marki.

#2. Zwiększenie / wzrost wydajności i efektywności 

Roboty znacząco przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy w firmie, bowiem mogą pracować tj. wykonywać pracę za człowieka przez całą dobę, a również w weekendy i święta – bez ograniczeń czasowych. Co więcej, mogą pracować samodzielnie np. aktywować się w nocy o określonej godzinie, aby wykonać pracę lub też wspierać pracownika w ciągu dnia – pełniąc rolę niewidzialnego asystenta.

Przykład: RPA automatyzuje sporządzanie sprawozdań

W jednej z firm zautomatyzowaliśmy proces sporządzania sprawozdań za pomocą robota cyfrowego. Pracownik musiał przekopiować dane znajdujące się w różnych plikach excel, a następnie przenieść je do systemu sprawozdawczego do odpowiednich kolumn i raz jeszcze skontrolować dane czy nie doszło do pomyłki. Średnio czynność ta zajmowała ok. 28 minut na jedno sprawozdanie. Nasz robot wykonał to w 1,5 minuty. W ten sposób w ciągu 1 godziny robot sporządził 40 sprawozdań, podczas gdy człowiek w tym samym czasie wykonałby tylko 2 sprawozdania. a na sporządzenie 40 sprawozdań człowiek potrzebowałby 2,5 dnia.

#3. Oszczędność czasu i wykorzystanie potencjału pracowników do nowych zadań

Po wdrożeniu robotów absolutnie od razu zauważalna jest w firmach przede wszystkim oszczędność czasu. Wynika to z faktu, że

  • roboty wykonują w zaledwie kilka minut zadania, które człowiekowi zajmują kilka godzin
  • oszczędzają czas konieczny na poprawianie błędów
  • eliminują z obowiązków pracowników zadania – oparte o reguły i schematy np. związane z przeglądaniem i uzupełnianiem danych, sporządzaniem raportów, kopiowaniem i przenoszeniem, wgrywaniem danych itp.

Dzięki temu firma może niezwłocznie wykorzystać czas i kompetencje pracownika do realizacji nowych zadań, które są np. zbyt skomplikowane dla robotów lub wymagają empatii, większej merytorycznej wiedzy czy kreatywnego podejścia.

Przykład: RPA w biurze rachunkowym, w księgowości

W biurze rachunkowym może zostać zautomatyzowany za pomocą software robota proces przeglądania wiadomości e-mail, pobierania załączników plików PDF czy MT940 oraz dekretowanie.

#4. Redukcja kosztów

RPA absolutnie w większości firm zapewnia wysokie ROI, a nawet przewyższa oczekiwane. W zależności od automatyzowanych procesów biznesowych zwroty z inwestycji liczone są w miesiącach, a czasem nawet i tygodniach. Z jednej strony roboty pełnią rolę automatu, które wyjmuje z człowieka funkcję robota i staje się dodatkowym (cyfrowym) pracownikiem/pracownikami firmy – realizując czynności np. 3 osób w  kilka godzin, ale również, o czym jeszcze nie wspominaliśmy umożliwia realizację potrzeb biznesowych oraz optymalizację ich kosztów.

Przykład: RPA zastępuje API do integracji systemów

Podczas realizacji indywidualnego systemu IT dla naszego klienta, wskazana była integracja z obecnymi systemami firmy. Niestety jeden z systemów nie posiadał API, a w przypadku drugiego koszty stworzenia takowej integracji okazały się być zbyt wysokie. W związku z tym stworzyliśmy roboty, które realizowały zadania związane z przenoszeniem danych, czyli pozwoliły “zintegrować” ze sobą systemy na poziomie warstwy backendowej i przesyłać określone informację pomiędzy systemami bez użycia API i ponoszenia dodatkowych kosztów na integrację.

#5. Lepsza jakość obsługi klienta

Technologia RPA usprawnia potencjał obsługi klienta, skraca czas interakcji oraz obiegu dokumentów między firmami.  Szybka analiza problemów ogranicza zaangażowanie wielu osób i pozwala wykonać obowiązki na czas.

#6. Wyższy potencjał biznesowy

Przejrzystość procesów analitycznych oraz danych, wskaźniki jakości i wydajności operacyjnej pozwolą wykreować nowy potencjał biznesu. Firmy działając w oparciu o najnowsze rozwiązania technologiczne zyskują dodatkowy potencjał rozwoju. To sprzyja ich konkurencyjności na rynku.

#7. Utrzymanie ciągłości biznesowej w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń

Plan ochrony kluczowych procesów biznesowych (BCP) jest istotnym elementem strategii zarządzania ryzykiem. Umożliwia on utrzymanie ciągłości biznesowej w przypadku wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń losowych, jak na przykład choroba pracowników w intensywnym okresie sprawozdawczym czy pandemia COVID-19, która spowodowała brak dostępności pracowników. W takich przypadkach nieoceniona okazuje się być technologia RPA (Robotic Process Automation) oraz software roboty.

#8. Szybki czas wdrożenia

Software roboty RPA w przeciwieństwie do innych technologii są technologią tańszą (koszt stworzenia robota zaczyna się nawet już od kilkuset złotych), ale również szybszą do wdrożenia. Czas przygotowania uzależniony jest od zaawansowania procesu, jednak w przypadku prostych procesów może wynieść zaledwie kilka dni.

Innowacje technologiczne stają się domeną rozwoju praktycznie każdego biznesu, a firmy, które rosną dzięki ulepszeniom – nie zginą (Henry Ford).

Dowiedz się wszystkiego o RPA! Przeczytaj  również pozostałe artykuły na naszym blogu.

 

Robotic Process Automation (RPA) coraz odważniej wkracza do biur.  Do niedawna mało znane w biznesie rozwiązanie, dziś, stanowi nieodzowny element cyfrowej transformacji firm, które chcą usprawnić swój biznes, zwiększyć wydajność i efektywność pracy, czy też po prostu poszukują sposobu na optymalizację kosztów. Czym właściwie jest Robotic Process Automation (RPA) i dlaczego warto zainwestować w RPA w 2021? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.

Robotic Process Automation. Czym jest RPA?

RPA  (z ang. Robotic Process Automation) to nic innego jak forma automatyzacji tj. robotyzacji procesów biznesowych. Robotyzacja procesów biznesowych polega na powierzeniu powtarzalnych, schematycznych, monotonnych zadań, które wykonywane są na codzień przez pracowników biurowych – robotom programistycznym. Cyfrowy robot (robot softoware’owy, cyfrowy pracownik, bot, wirtualny pracownik, wirtualny asystent, cyfrowy asystent to po prostu specjalne oprogramowanie, które naśladuje czynności wykonywane przez pracownika za pomocą myszki i klawiatury. Innymi słowy RPA to program komputerowy, który wykonuje zadania oparte na regułach za człowieka.

Cytując prof. Leslie Willcocks z London School of Economic

„RPA to wyjęcie robota z człowieka, tak aby mógł on lepiej skoncentrować się na wartościowej pracy i czerpał z niej jak największą satysfakcję …” 

RPA jest technologią IT opartą na działaniu algorytmów, zaprogramowanych do wykonywania określonych zadań. Prace wykonywane przez człowieka polegające na powtarzaniu schematów, czy wykonywaniu ich zgodnie z regułą – przypominają do złudzenia działanie robota, stąd potocznie mówiąc o automatyzacji procesów biurowych mowa jest o robotyzacji usług –  wdrożeniu cyfrowego robota RPA (software) – który wykona tą często niechcianą pracę za człowieka.  To co jest ważne to, to, że taki robot pracuje zarówno na komputerze pracownika, jak i w środowisku wirtualnym. Ponadto może pracować po godzinach, w weekendy czy w święta. Przyśpiesza procesy oraz czas wykonywania pracy, zwiększa produktywność i jakość. Dlaczego? Ponieważ nie popełnia błędów i eliminuje pomyłki popełniane w wyniku zmęczenia, rozproszenia, dekoncentracji oraz  pracuje przez 24 godziny na dobę. Oraz co najważniejsze odciąża pracowników od monotonnego klikania “kopiuj”,”wklej” i tym samym, pozwala się skoncentrować na innych obowiązkach. Podsumowując trafnym określeniem zdaje się być stwierdzenie, że “Robot RPA ciągle pracuje i mało kosztuje” – wypełniając jednocześnie pojawiający się problem luki kadrowej, bez konieczności wzrostu zatrudnienia.

RPA w biznesie. Jak napędza cyfrową transformację firm?

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest nieodzownym elementem cyfrowej transformacji firm, które poszukują usprawnień oraz optymalizacji kosztów. Technologia RPA została wymieniona przez Instytut Gartner’a jako 9 trend w technologicznym rozwoju firm na świecie. Spośród wielu technologii i programów automatyzujących pracę – RPA staje się obecnie najbardziej popularną i rozwojową technologią. Dlaczego?

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą sprawnie zarządzać firmą bez zakłóceń, a także zwiększyć jej wydajność czy utrzymać produktywność w czasach kryzysu.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i kosztów), możliwość wzrostu zdolności operacyjnej firmy poprzez zwiększenie możliwości przetwarzania danych, a także niskie koszty wdrożenia – bez konieczności ingerencji w systemy IT.

Z tego względu o RPA mówi się jak o technologii przyszłości biznesu, a jej popularność w rozwiązaniach biurowych ma wzrosnąć o 30% w stosunku do roku 2020, generując globalną wartość rynkową nawet na kwotę 9,2 mld zł do roku 2024.

Robotic Process Automation. Jak roboty RPA pracują z ludźmi?

Jakie czynności wykonują roboty cyfrowe RPA? Jak współpracują z ludźmi?

Jak już się domyślasz, roboty cyfrowe pracują tak jak człowiek za biurkiem, ale to co jest ważne, to fakt, że ich wydajność pracy jest zdecydowanie większa. Robot nigdy nie zastąpi w pełni pracownika, jego kreatywności, oceny sytuacji i pracy manualnej. Jednak robot może wykonywać za pracownika powtarzalne i schematyczne czynności, nie tylko szybciej, ale też i bezbłędnie.

Ostatnie miesiące rozwoju pandemii COVID-19 pokazały, jak ważna jest elastyczność w biznesie i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Szybkiego i bezinwazyjnego sięgania po nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwolą zarządzać firmą bez zakłóceń i zwiększyć jej wydajność i produktywność.  Tak też działa RPA, a jej główną zaletą jest oszczędność (czasu pracy i finansów), skalowalność biznesu i niskie koszty wdrożenia.

Jak pracuje robot cyfrowy?

Robot może pracować przez całą dobę, nie potrzebuje przerwy na lunch i kawę, nie potrzebuje urlopu i weekendu. Pracuje szybko i w 100% bezbłędnie. Może pracować zupełnie niezależnie z plikami, systemami, bazami danych, pocztą Outlook. Może również na bieżąco wspierać pracownika w jego obowiązkach, analizując dane w Internecie i przesyłając mu zgromadzone informacje w formie raportu. Robot jest niczym niewidzialny pracownik czy wirtualny asystent. Tak! pracownicy często tak o nim mówią…

Robot samodzielnie loguje się, może posiadać swój odrębny login lub korzystać z loginu pracownika. Jego praca może rozpocząć się automatycznie o określonej godzinie lub też może być w dowolnym momencie aktywowany poprzez kliknięcie w jego ikonę na komputerze.

Jak roboty RPA przyśpieszają pracę? Jakie czynności można automatyzować?

Do automatyzacji procesów biznesowych kwalifikują się wszelkie  powtarzalne i rutynowe procesy biurowe oparte o schemat, regułę, procedurę. Branża i wielkość firmy nie ma znaczenia, a roboty RPA świetnie wspierają działy Obsługi klienta, Administracji, Recepcji, Finansów i Księgowości, Windykacji lub Reklamacji w ich codziennej pracy.

Jakie zadania przejmują od pracowników etatowych?

  • wszelkie prace związane z operacją “przepisz”, “kopiuj”, “wklej” typu:
  • wprowadzanie danych do systemu
  • weryfikacja i przekopiowywanie danych między systemami
  • wystawianie faktur
  • wysyłanie e-maili z indywidualnymi załącznikami
  • nadawanie przesyłek pocztowych
  • weryfikacja wpłat i generowanie sytemu należności (windykacja)
  • generowanie raportów, dokumentów wg. szablonu
  • przenoszenie danych między systemami

Dzięki algorytmom możemy nauczyć robota obsługi pełnych, logicznych procesów w firmie opartych o schemat. To oznacza, że cały proces zadaniowy np. generowanie raportów jest pod jego kontrolą i przebiega bez zakłóceń. Roboty mogą na bieżąco monitorować dane, weryfikować ich poprawność, sporządzać raporty, przeprowadzać audyty i zgłaszać błędy … Taka współpraca człowieka z cyfrowym robotem znacząco przyśpiesza pracę i realizację zadań, a obieg dokumentów wewnętrznych i komunikacja z klientem przebiega sprawnie i bez błędów – przynosząc zdecydowanie wymierne korzyści firmom.

Korzyści z RPA w firmie. Dlaczego warto zaprosić roboty do współpracy?

Największą korzyścią z wdrożenia technologii RPA jest przede wszystkim łatwość i szybkość wdrożenia. Stworzenie dedykowanego robota do Twojej firmy, dziś to już kwestia kilku-, kilkunastu dniu, a nie kilkunastu tygodni czy kilku miesięcy.  Ponadto, software roboty (software robotyka) są nieinwazyjne dla środowiska IT w firmie. Co to oznacza? Że nie wymagają żadnej integracji systemów, a zaangażowanie działów IT w proces instalacji jest minimalne, przy korzystaniu z robotów typu RDA – współpracujących z człowiekiem (wystarczy, że zainstalujesz plik otrzymany od nas na komputerze i gotowe! Robot jest gotowy do pracy! Szybko, łatwo i wygodnie! Dlatego cyfrowe roboty i sama robotyzacja procesów cieszy się coraz większą popularność firm, będąc swoistym remedium na problemy w biznesie. Jakie? Przeczytasz w naszym następnym artykule.

A jeśli chciałbyś/chciałabyś już teraz zobaczyć jak działa taki robot – skontaktuj się z nami.

 

2/2